断り・催促・お詫びを書く

できあがるもの

関係性に配慮した連絡文

ご依頼ありがとうございます。金曜までに1案、残り2案は翌週火曜のご提出でいかがでしょうか。

下の見本は架空の材料を整理した例です。実際のAI出力や実行済みの成果ではありません。

用意するもの

材料

経緯・伝えたい結論

使う機能

文章を入力できる対話型AI。練習用の材料は下にあります。

利用条件

この教材は無料です。AI側の利用枠・料金は使用するサービスと契約によります。

取引先から金曜までに追加案3本を依頼された。今週は1本、残り2本は翌週火曜なら対応できる。

AIへの頼み方

最初はサンプルのまま試し、次に「材料」を自分の仕事に置き換えます。

使い方

1. 材料とゴールをそろえる

   経緯・伝えたい結論を用意します。最初は下の架空の材料で、関係性に配慮した連絡文の形を確かめます。実務の情報を渡す前に所属先の利用ルールを確認します。

2. 指示文を渡して初稿を作る

   指示文をコピーして、新しいチャットに貼り付けます。実務で使う場合は練習用の材料を差し替え、対象範囲と望む出力を追記します。

3. 仕事の条件に合わせて確認する

   できる範囲・代案・確認の順で断りの文を作る。受諾していない条件を約束しない。 特に「責任・譲歩・表現」を確かめ、不足は追加質問で埋めます。

4. 実行・適用して確かめる

   出力を文書や表に移し、読み手・担当者が使える形に整えます。送信・公開する仕事では、宛先と内容を確認してから実行します。

5. 結果を見て直す

   謝罪が長い時は、対応できる日と数量を先に書く。 修正後も元の材料と照合し、採用した結果と未解決の点を残します。

シボリと確認

使う前に確認すること

• 練習結果の内容が次の見本と一致するか確認する（言い回しの一致は不要）：ご依頼ありがとうございます。金曜までに1案、残り2案は翌週火曜のご提出でいかがでしょうか。
• 実務では「責任・譲歩・表現」を確認する。判断に使った数値・日付・引用箇所を元の材料へ一つずつ戻して照合し、根拠のない箇所は未確認に戻す。
• 実行を伴う仕事は、保存したファイル・登録先・実行ログを開いて確認する。文章による提案だけを完了扱いしない。

コトハとひと工夫

うまくいかない時

謝罪が長い時は、対応できる日と数量を先に書く。

このページには架空の材料を使った練習と、実務に適用する手順を掲載しています。特定製品での操作検証・初心者による再現確認は未実施です。

次に試す仕事

• 返信メールを書く →
• 長いチャットを追いつく →
• メールの要点をつかむ →