AIで資料を作ると、見栄えは整っているのに、結局何を決めてほしいのか分からないことがあります。
元のメモにある事実、提案、未確認の数字が混ざったままでは、生成された文章も判断に使いにくくなります。
このレッスンでは、架空の店舗で「取り置き受付を紙から共有表へ変える」提案を題材にします。
材料を整理し、読み手が判断する順序へ並べ、AIに渡すページ別原稿を作ります。
特定の有料ツールを使わず、表計算やテキストでも練習できます。
この記事で学ぶこと
- 読み手の判断から必要な材料を選ぶ。
- 主張と根拠をページごとに対応させる。
- 生成前に未確認事項と修正条件を明記する。
読み手が決めることを一つに絞る
資料を作る前に、読み手と最後に求める判断を書きます。
「業務改善について紹介する」では、読む人が何をすればよいか分かりません。
今回なら、店長に「来週から一週間、取り置き受付の共有表を試すか」を判断してもらいます。
全店への導入や新しいシステムの購入まで、一度の資料で承認してもらう必要はありません。
次に、判断のために読み手が知りたいことを挙げます。
店長なら、今の問題、試す方法、店員の負担、費用、失敗した時の戻し方などが候補です。
作り手が説明したい機能を列挙する前に、この疑問に答える材料があるかを点検します。
資料を読む時間と、口頭の説明があるかどうかも確認してください。
例えば会議で三分だけ説明する場合は、判断に必要な要点を本編へ置き、細かな操作手順は別紙にできます。
資料だけが転送される場合は、試行期間や担当者を本文へ残します。
発表者が補足するつもりで省いた条件は、資料だけを見る人には伝わりません。
同じ題材でも、使われ方によって必要な説明量が変わります。
最初のメモは「誰が、どの場面で読み、何を判断するか」の一文と、判断に必要な質問の一覧にします。
AIへ渡す際もこの二つを先頭に置きます。
見出しが立派でも、その質問に答えていないページは削るか別紙へ移します。
ページ数は先に固定するより、必要な判断材料がそろった段階で調整しましょう。
事実・提案・未確認を分けて整理する
材料には番号を付け、内容と出典を対応させます。
今回なら「資料A：受付の観察メモ」「資料B：共有表の試作品」「資料C：試行に使える時間」という整理です。
実務では社内資料の利用範囲を確認します。
練習では架空のメモを使い、実在する顧客名、連絡先、取り置き内容をAIへ入力しないでください。
事実として書けるのは、確認した範囲の内容です。
「先週の受付で記入漏れを二件見つけた」は観察ですが、「共有表なら漏れがゼロになる」は未検証の予測です。
今回は架空の例として、二件という数値も練習用だと記載します。
数値に期間や対象が付いていないと、全体の傾向なのか一度の出来事なのか判断できません。
提案は事実とは別の欄へ置きます。
「一週間だけ共有表を試す」「担当者を一人決める」が提案です。
一方、入力にかかる時間や通信が使えない時の対応は、まだ確認していないかもしれません。
分からない欄を無理に埋めず、「試行前に店内端末で確認」「試行中に所要時間を記録」のように確かめる方法を添えます。
AIには「資料番号を各主張へ付け、材料にない効果や数値は追加しない。不明な点は未確認と残す」と依頼します。
出典番号が付いたから正しいとは限らないため、返ってきた主張を元のメモと照合します。
原因と結果を取り違えていないか、限定的な観察を一般的な結論へ広げていないかも、人が確認する必要があります。
ページの見出しを判断順に並べる
ページごとに一つの役割を与えます。
練習では、現状、提案、実施条件、確認方法、依頼する判断という五つに分けます。
これはあらゆる提案の決まった型ではありません。
読み手がすでに問題を理解しているなら現状を短くし、方法の比較を求められているなら比較ページを加えます。
質問の一覧に合わせて順番を選びます。
見出しは「現状について」だけでなく、そのページで伝える内容を書きます。
例えば「取り置き受付の記入漏れを、試行中に記録する」とすれば、観察の範囲と次の行動が分かります。
まだ効果を確認していないのに「共有表でミスをなくす」と言い切ると、ページの根拠が追いつきません。
魅力より先に、本文と一致する見出しを選びます。
各ページには、見出し、根拠、図の役割、補足の四欄を用意します。
現状のページなら観察メモの事実を根拠にし、受付から保管までの流れを簡単な図で示します。
実施条件のページなら、担当、期間、戻し方を表にします。
同じ文章を見出しと本文と図に繰り返すのではなく、それぞれに違う仕事を持たせてください。
まず見出しだけを縦に読みます。
前のページを理解すると、次のページを読む理由があるかを確かめます。
いきなり費用の話へ飛ぶなら、何を試すのかという説明が不足している可能性があります。
AIには二つの順序案と、その違いを出させても構いません。
選択は読み手の疑問に早く答えられるかで判断します。
AIへ渡す原稿と指示をそろえる
生成の依頼は、ページ別原稿と共通条件を分けると修正しやすくなります。
共通条件には、読み手、目的、発表か配布か、縦横比、編集できる形式が必要かを書きます。
ページ別原稿には確定した文と出典番号を置きます。
まだ相談中の案を確定原稿へ混ぜると、AIがどちらを採用すべきか判断できなくなります。
指示の例は「添付原稿だけを使い、五ページの配置案を作成。見出しは変更せず、数値を追加しない。図は工程か比較に限り、根拠が不足するページを先に報告」です。
この段階では完成画像まで一度に求めなくても構いません。
文字と簡単な箱で配置を確認すると、見た目を作り込む前に説明の不足を直せます。
修正するときは対象ページと変更理由を示します。
「もっと分かりやすく」だけでなく、「三ページ目は店長が実施条件を判断するページ。期間、担当、戻し方を同じ表へまとめ、機能説明は二ページ目へ移す」と依頼します。
確定した数値や他のページは維持する条件も添え、生成後に変わっていないかを比べてください。
資料の作成機能や出力形式は、使うAIと契約によって異なります。
機能が足りなければ、AIで原稿と配置案まで作り、普段使うスライドソフトへ移して仕上げられます。
操作名を覚えることより、原稿、条件、修正箇所を相手へ渡せる状態にすることが、道具が変わっても使える技能になります。
生成前に不足と飛躍を点検する
原稿ができたら、各主張を「根拠あり」「提案」「未確認」に分けて見直します。
見出しだけ効果を断言していたり、図の矢印が未確認の因果関係を示していたりしないかを確かめます。
「入力欄を共有する」と「対応が速くなる」は別の主張です。
後者を載せるなら、予想であることと検証方法が必要になります。
読み手が反対する理由も一つ考えます。
今回なら、端末を開く手間が増える、忙しい時に入力できない、紙の方が扱いやすいという懸念です。
その懸念に対して、根拠のない安心を約束するのではなく、短い試行、担当の設定、戻し方で答えます。
代替案を無視した提案より、採用しない条件が見える方が判断しやすくなります。
他の人に原稿だけを見せ、「何を決めてほしい資料か」「気になる条件は何か」を聞きます。
試行の承認を求めているのに、本格導入の提案だと受け取られたら、見出しや最後の依頼を直します。
読み手が言葉を理解したかと、提案に賛成したかは分けて記録します。
反対意見が出ても、説明自体は伝わっている場合があります。
完成時には、原稿、参照資料、未確認事項、採用した構成を同じ場所に保存します。
後で数字が変わったときに、どのページを更新すればよいか追える状態です。
次のレッスンではこの原稿を図解とレイアウトへ変換します。
装飾へ進む前に、最後の依頼と根拠がそろっていることを自分で説明できるようにしましょう。
実践課題
実践課題：AIへ渡す五ページの原稿を作る
架空の取り置き受付改善案を使います。
現状の問題、試す方法、条件を自分で設定し、実在の実績と区別して記載してください。
完成物はページ別の原稿表です。
- 読み手と、最後に判断してほしいことを一文で決める。
- 事実、提案、未確認を分け、材料へ番号を付ける。
- 五ページの見出し・根拠・図の役割を書く。
- AIの構成案を照合し、未確認の効果を修正する。
架空の完成例：店長へ一週間の試行承認を求める。
現状は練習用の観察メモ、提案は共有表への入力、条件は担当一人と紙へ戻す方法。
試行中は入力漏れと所要時間を記録する。
最後に開始日と担当の承認を依頼し、効率改善の割合は未確認のため載せない。
自己確認
- 見出しだけで求める判断が分かるか。
- すべての数値に出所と対象があるか。
- AIが追加した主張を元の材料と照合したか。
まとめ
資料の出発点は、読み手が行う判断です。
材料を事実・提案・未確認へ分け、ページの見出しと根拠をつなげると、AIの出力を具体的に確認できます。
作成した原稿は、図解やスライドを作る前に読み手の疑問と照らし合わせましょう。
構成と生成を分ける実例や指示の詳細は、関連noteで確認できます。
- 読み手の判断から必要な材料を選ぶ。
- 主張と根拠をページごとに対応させる。
- 生成前に未確認事項と修正条件を明記する。
