色と文字を揃えただけでは、提案資料は完成しません。
相手が現状を理解し、提案と根拠を比較して、具体的な判断をできることが必要です。
情報デザインの修了制作では、これまで学んだ整理と表現を五枚の提案へ統合します。
架空の社内会議メモ改善を題材にします。
現状、原因候補、解決案、根拠と検証、依頼する判断を一枚ずつ作り、数字の確かさと見た目を別々に確認します。
この記事で学ぶこと
- 五枚の結論を最後に求める判断へつなげます。
- 実績、仮説、架空の数値を区別して示します。
- 相手へ渡す形式で文字と図表を確認します。
判断者と五つの結論を決める
最初に、資料を読む人と求める判断を一文にします。
「チーム責任者に、会議メモ整理の二週間の試行を承認してもらう」とすれば、費用、担当の時間、対象会議、確認方法が必要です。
単にAIの便利さを紹介する資料とは構成が変わります。
五枚の役割は、現状、原因候補、解決案、根拠と検証、判断を出発点にします。
実際の題材によっては原因を調べる提案になるため、未確認を確定した原因として書かないでください。
五という枚数は整理の練習条件であり、あらゆる提案に最適な長さではありません。
各ページのタイトルは結論文にします。
「現状」ではなく「会議後の確認が担当者に集中している」と書けば、タイトルだけで流れを確認できます。
タイトルを並べた時点で、話が飛ぶところや同じ主張が重なるところを修正します。
この段階では、テンプレートや配色を選ぶ必要はありません。
結論の列が通らない資料を装飾しても、判断はしやすくなりません。
読者の疑問に順番に答える骨格を作り、その後に必要な根拠を割り当てます。
提案が保留になった場合も、資料全体を失敗と考える必要はありません。
対象が適合しない、予算時期が違う、根拠が不足するなど理由が異なります。
相手の発言と制作者の解釈を分け、どのページを直せば判断材料が増えるかを選びます。
装飾のやり直しだけで終わらせません。
各ページの根拠と未確認を揃える
現状ページには、実測と観察を置きます。
架空の例なら「会議後の整理に平均30分」と書く際、何回を測ったかも示します。
平均だけではばらつきが分からないため、少数回なら各回の値を併記する方法もあります。
数字を実績のように見せず、練習用の架空値と明記します。
原因候補には、整理より担当の確認に時間がかかるという観察を置きます。
ただし時間が長いことと原因が判明したことは同じではありません。
担当を確認する手順が曖昧なのか、会議中の合意が不足しているのかを区別し、試行で確かめる範囲を残します。
解決案では入力、処理、確認、保存を示します。
AIを使う場合も、誰が原文と照合するかを書きます。
便利な機能名だけでは、現場が何をするか分かりません。
利用可能な情報や社内ルールを確認できていないなら、承認前の必要条件として残します。
根拠がない効果は見込みへ分けます。
「半減する」と決めつけず、整理時間と修正件数を測る試行として示します。
提案の弱点を隠すより、何が分かれば本格導入へ進めるかを明示すると、相手が小さい判断をしやすくなります。
一枚の構造を全体で反復する
五枚は、タイトル、主な図表、説明、補足の位置を基本的に揃えます。
同じ役割の見た目が反復されると、見る人はページが変わっても読み方を使えます。
ただし表と手順図のように情報形式が異なる場合は、無理に同じ枠へ押し込まないでください。
文字は見出し、本文、補足の階層を決め、本文が実際に読める大きさを基準にします。
文章が入らない場合は文字を縮める前に、結論と関係しない情報を補足へ移します。
重要な条件まで省略しないよう、判断に必要な情報一覧と照合します。
色は基盤、強調、状態などの役割へ限定します。
今回の主張に関係する数字を強調し、すべてのキーワードを色付けしないようにします。
赤と緑の違いだけで案を区別せず、案名や記号も添えます。
グラフの凡例と図の色が一致するかも確認してください。
余白は、同じページ内のまとまりと別の話題の区切りを示します。
五枚で大きく異なる間隔になっていないかを見ます。
統一は数値を完全に固定することではなく、同じ関係が同じように見えることです。
長文や図表の例外には理由を残します。
五枚を読み手の順番で試す
タイトルだけを読んだ後、図表だけでも結論を確認できるかを見ます。
タイトルは確認作業の削減なのに、図表がツールの機能一覧なら、根拠の選び直しが必要です。
各ページの主張、根拠、次のページへのつながりを一対一で照合してください。
架空の完成例は「確認が集中→役割が曖昧→確認表を試す→時間と修正を測る→二週間の担当確保を承認」です。
途中で全社導入の提案へ広がると、根拠と必要な承認が変わります。
説明しているうちに提案の範囲が増えていないか点検します。
次に、初見の人へ資料を見せて何を決めるか話してもらいます。
作成者が口頭で補った箇所は記録します。
補足が必要なこと自体は問題ではありませんが、配布して単独で読まれるなら資料内にも説明が必要です。
利用場面に合わせて不足を補います。
質問は「分かりやすいですか」だけで終えません。
「費用はどの範囲ですか」「試行が失敗したらどうしますか」と判断に関係する問いを使います。
答えがない場合は、デザインを直す前に条件を決める必要があります。
数値と表示と依頼を最終確認する
最終確認を内容と表示に分けます。
内容では数字、単位、出典、日付、仮説の表記を照合します。
表示では文字の欠け、図のラベル、色の役割、余白、リンクを確認します。
きれいに揃った資料でも、数字が誤っていれば判断材料として使えません。
投影するなら実際の距離で確認します。
画面を手元で拡大して読む検品では、会場で読めるかが分かりません。
配布する場合はファイルの表示や印刷も試します。
編集データと書き出した資料で文字の位置が変わることがあるため、渡す形式そのものを点検してください。
最後の一枚には、決める内容、担当、期間、必要な負担、次の確認日を置きます。
「ぜひ実施しましょう」だけでは、承認後の動作が決まりません。
二週間の試行を承認するのか、本格導入まで決めるのかを分けて、判断の範囲を明確にします。
完成後は、元データと最終版と修正理由を保管します。
次の提案でテンプレートを再利用する際も、前の結論や古い数字が残っていないか確認してください。
修了制作の成果は五枚のファイルだけでなく、根拠から判断へつなぐ作り方を再現できることです。
別の人へ編集を引き継ぐ場合は、見本ページと更新する数値の場所を伝えます。
五枚すべてを自由に変えるより、文字と色の役割が分かる見本がある方が一貫性を保てます。
内容が変わればレイアウトも見直すことを添え、古い枠へ新しい情報を無理に押し込まないようにします。
実践課題
実践課題：五枚の提案資料を仕上げる
五ページの提案資料を作ります。
実在の題材なら公開してよい情報だけを使い、材料がなければ架空の数値と明記してください。
編集可能な版と共有用の版を保存し、タイトル、数値、読める大きさの三つを別々に点検します。
- 判断者と依頼する承認を書く
- 五つの結論と根拠を並べる
- 文字・色・余白の役割を全体で揃える
- 初見確認と数値照合を行い、修正して保存する
架空の完成例「1枚目＝会議後の確認が集中。2枚目＝担当決定の手順が未整理。3枚目＝確認表を二週間試す。4枚目＝整理時間と修正数で評価。5枚目＝対象会議と担当時間の確保を承認。数値は架空と明記する。」
自己確認
- 五枚の結論が最後の判断へつながる
- 実績と仮説と架空値を区別している
- 渡す形式で文字や図表を確認した
まとめ
五枚の提案は、判断者と求める承認を決め、結論と根拠を揃えて作ります。
統一した文字、色、余白はその理解を支える手段です。
資料を完成させたら、相手が何を決められ、何が保留になったかまで振り返ってください。
- 五枚の結論を最後に求める判断へつなげます。
- 実績、仮説、架空の数値を区別して示します。
- 相手へ渡す形式で文字と図表を確認します。
