資料を何枚作り、何回会議をしても、相手の仕事が進んだとは限りません。
忙しく動いているのに成果を説明できないときは、実施した作業と、その結果として変えたい状態を分けて考える必要があります。
量を増やす前に、仕事の目的を確かめましょう。
このレッスンでは、社内の申請ミスを減らす架空の仕事を扱います。
作業、成果物、成果を区別し、誰にどんな変化を残すかを一文にします。
読み終えたら、自分の仕事の完了条件と、効果を確かめる方法を別々に書ける状態を目指します。
この記事で学ぶこと
- 作業と成果物と成果を区別します。
- 完了条件と効果の確認を別に設計します。
- 目的から必要な作業を選び直します。
作業、成果物、成果を分ける
作業は、調べる、作る、説明するといった行動です。
成果物は、その行動で残す資料や仕組みを指します。
成果は、受け取る人や業務に起きる変化です。
申請の仕事なら、説明会を開くことが作業、記入例を作ることが成果物、申請者が必要な項目を正しく記入できることが成果に当たります。
三つはつながっていますが、同じではありません。
説明会を予定どおり開催できても、申請書の差し戻しが減らなければ、目的へ十分に近づいたとは言えません。
反対に、説明会を開かず記入例を修正するだけで困りごとが解消する場合もあります。
成果を先に定めると、最初に思いついた手段へ固執せず、必要な作業を選び直せます。
作業量を減らすことが、成果を増やす場合もあるのです。
まず現在の計画を、作業、成果物、成果の三列へ書き分けてください。
「説明会を三回開催する」は作業の列です。
「申請者が締切と提出先を説明できる」は成果の列に置けます。
どこへ入れるか迷う表現は、誰が何をできる状態なのかを補ってみましょう。
成果物ができた段階と、使われて変化が生じた段階を分けることが、この整理の出発点です。
変化を残す相手と場面を選ぶ
成果を「業務を効率化する」とだけ書くと、誰の負担を減らすかが分かりません。
申請者、確認担当者、承認者では困る場面が異なります。
最初は一人の役割と一つの場面へ絞り、「新任の申請担当者が、初回の経費申請で添付漏れを防げる」と書きます。
対象を具体化すると、必要な情報と確かめる場面が決まります。
架空の部署では、新任者が領収書の添付方法を知らず、確認担当者が毎回説明しています。
記入例へ提出前の確認欄を加えれば、双方の負担を減らせる可能性があります。
ただし、確認担当者の作業を申請者へ移しただけなら、全体の負担は減っていないかもしれません。
誰が何分使うかを分けて見て、別の人へ問題を押し付けていないか確かめます。
相手が複数いる仕事では、優先する変化と守る条件を分けます。
申請者が迷わず記入できることを優先しつつ、承認に必要な証拠は省かない、といった形です。
全員の希望を一文へ詰めると目的が曖昧になるため、成果の中心を一つ決め、ほかの条件を添えてください。
相手の実際の作業を聞き、提供側の想像だけで困りごとを定義しないことも必要です。
完了条件と効果の確認を分ける
仕事の完了条件は、担当者が何を渡せば依頼を満たしたかを示します。
効果の確認は、それを使った後に変化が生じたかを見るものです。
記入例の作成なら、「三種類の申請について見本を作り、担当者が内容を確認する」が完了条件です。
「翌月の添付漏れが減る」は利用後の効果であり、納品時にはまだ判断できません。
二つを混ぜると、担当者が制御できない結果まで納品条件にしたり、納品しただけで目的を達成したことにしたりします。
完了条件には、対象範囲、必要な項目、確認者を置きます。
効果の確認には、対象期間、対象件数、比較方法を置いてください。
作る責任と、運用して結果を確かめる責任を分けることで、途中で仕事が放置されにくくなります。
架空の例では、今月中に記入例を三本作り、確認担当者が代表的な申請で試します。
翌月は、記入例を案内した申請の添付漏れを記録します。
申請の種類や担当者の経験が変わった場合は、その違いも残してください。
差し戻しが減ったという数字だけで、記入例だけが原因だと断定せず、比較できる範囲を明らかにする必要があります。
測りやすい数字に目的を奪わせない
数値があると進捗を確認しやすくなりますが、測りやすさだけで指標を選ぶと目的から離れます。
資料の閲覧数は届いたかの手がかりになりますが、正しく申請できたかまでは示しません。
目的に近い結果と、その前段階の行動を分けて記録してください。
数字を増やすこと自体が仕事になっていないかを、定期的に見直します。
例えば差し戻し件数だけを減らそうとして、必要な確認を省けば品質が下がります。
処理時間だけを短くしても、後から修正が増える可能性があります。
そこで、添付漏れの割合と確認時間に加え、必要な証拠がそろっているかを確認します。
一つの数値で全体を代表させず、改善したいことと悪化させてはいけないことを一組で置くと判断しやすくなります。
最初から大量の指標を集める必要はありません。
今回なら、添付漏れのある申請数、対象申請数、確認にかかった時間を記録し、割合と負担を見ます。
件数が少ない期間では、一件の増減で割合が大きく変わることも説明してください。
測定のための作業が重くなりすぎる場合は、記録方法や対象期間を調整し、改善に使える範囲から始めましょう。
目的へ戻って作業を選び直す
成果が定まったら、予定している作業がその変化へつながるかを見直します。
説明会、動画、手順書を全部作る必要があるとは限りません。
添付の場所だけが分からないなら、入力画面へ短い説明を置く方が直接的です。
作業を減らすときも、単なる省力化ではなく、目的に必要な説明を残せているかで判断します。
作業一覧の横へ、「この作業がなければ、何が起きるか」を書いてみてください。
新任者が提出先を見つけられないなら案内は必要です。
一方、同じ内容を三つの資料へ重ねるだけなら、更新漏れを増やす可能性があります。
必要性を説明できない作業は、保留や統合の候補にします。
担当者が長く続けてきた仕事でも、今の目的に合うかを確認しましょう。
最後に、目的と完了条件を依頼者と共有します。
「資料を作ってほしい」という依頼の背後に、申請ミスを減らす目的があると確認できれば、提案する手段の幅が広がります。
仕事の途中で条件が変わった場合も、この一文へ戻ると判断しやすくなります。
まず自分の仕事を一つ選び、作業を説明する文章を、相手に残す変化を説明する文章へ書き換えてください。
実践課題
作業と成果の整理表を作る
最近依頼された仕事を一つ選び、作業、成果物、成果、完了条件、効果の確認方法を一枚にまとめます。
実績の数字がまだなければ、調べる項目と確認日を書いてください。
仮の数値を実績として埋める必要はありません。
- 誰がどの場面で困っているかを書きます。
- 実施する作業と渡す成果物を別の欄へ置きます。
- 相手に残したい変化を、観察できる状態で書きます。
- 完了を確認する人と、利用後の効果を見る日を決めます。
完成例（架空）：作業は申請の記入例作成、成果物は三種類の見本です。
成果は新任者が添付漏れを防げる状態です。
今月中に担当者が見本を確認し、翌月は対象申請数と添付漏れ、確認時間を記録します。
自己確認
- 作業量を成果と呼んでいませんか。
- 成果を受け取る相手と場面が明確ですか。
- 納品の確認と利用後の効果を分けていますか。
まとめ
仕事の目的は、相手に残したい変化から考えます。
作業、成果物、成果を分け、対象と場面を具体化してください。
納品時の完了条件と利用後の効果を別に置き、測りやすい数字だけで判断しないことが大切です。
目的に結び付かない作業を見直し、必要な手段へ時間を使いましょう。
- 作業と成果物と成果を区別します。
- 完了条件と効果の確認を別に設計します。
- 目的から必要な作業を選び直します。
