提案相手の課題と判断する人を整理する

この記事で学ぶこと

• 相談記録の発言と自分の仮説を区別する。
• 提案を使う人と最終判断者を整理する。
• 作業フォルダと無料教材を準備する。

営業資料と個別提案の役割を分ける

営業資料は、サービスを知らない相手に提供価値と対象を説明する場面で使います。

個別提案では、特定の顧客の相談に対し、なぜこの方法が合うのか、何を条件に実行するのかを説明します。

同じ会社紹介を並べるだけでは、その顧客が判断する材料が不足します。

今回の題材は、架空の青葉設備が抱える見積依頼の引継ぎです。

共有メールと表計算を使い、担当が決まっていない依頼や、交代時の再確認があるという設定です。

一般的な「業務を効率化します」という説明を、この窓口で何を整えるかへ具体化します。

提案の出口は、契約を即決してもらうこととは限りません。

ここでは対象範囲、担当、予算、開始条件を確認し、試行準備へ進むか判断してもらいます。

予算が承認されていないのに「来週から開始」と書くと、資料が確認済みの事実を追い越します。

まず、誰に何を決めてほしいかを一文にしてください。

「管理部長に、4週間の試行へ向けた条件確認に進むか判断してもらう」が練習の例です。

別の案件に置き換えるときも、会社名だけ替えず、判断の段階から書き直します。

発言と原因の仮説を区別する

相談記録に書かれた困りごとと、その原因についての自分の考えを分けます。

顧客が「担当が決まらない依頼がある」と言っていても、「担当者の能力が低い」「システムが古い」とまでは言っていません。

説明しやすい原因を、AIに補わせないようにします。

記録R1では、担当未設定と引継ぎ時の再確認が発言として確認できます。

「担当を決めるルールが共有されていない可能性」は、提案側の仮説です。

この違いを残すと、何を確認すれば提案の妥当性が高まるか分かります。

仮説を持つこと自体が問題なのではありません。

配布した制作シートの相談整理欄へ、「発言」「そこから考えた仮説」「確かめたいこと」を並べます。

仮説の横には「実際の担当決定手順を見せてもらう」など、確認する材料を書きます。

「詳しく聞く」だけでは、次回何を用意してもらうか決まりません。

件数や時間は設定されていないため、空欄を想像で埋めず未測定とします。

「毎月100件の遅延」などの数字がある方が見栄えは整っても、提案の根拠にはなりません。

今回使えるのは、相談記録の発言と、これから測る方法までです。

使う人と判断する人を見分ける

提案資料には複数の読み手がいます。

窓口担当は社内へ説明する人、現場担当は試行する人、管理部長は予算や進め方を判断する人です。

一人が複数の役割を担う場合もありますが、誰かが資料を受け取ったことを、その人が承認できる証拠にはしません。

今回のR2には決裁者が管理部長、実運用が営業企画部の5名とあります。

窓口の担当者だけに分かる略称や経緯を使うと、管理部長が読んだ際に前提を補う必要が出ます。

資料の最初に対象業務と今回の判断を置くのは、この社内共有を支えるためです。

制作シートへ、窓口、実行担当、判断者をそれぞれ記入します。

隣に「何を確認してもらうか」を書き、窓口には現状の事実、現場には試行と記録の稼働、管理部長には範囲・費用・開始条件を対応させます。

役職の上下だけで図を作る必要はありません。

実案件で判断者が分からない場合は、「最終的にどなたが、どの条件を見て判断しますか」と確認します。

今回の練習では資料にある役割を使い、それ以上の稟議手順や承認期限は作りません。

未確認の判断経路は、提案の後半にも残します。

今日の判断と最終成果を分ける

最終的に目指す業務の変化と、今回の提案で求める判断を分けて書きます。

「引継ぎを迷わず行える状態」は目指す姿ですが、この資料を読んだだけで達成できるわけではありません。

「試行準備へ進む条件を確認する」が、その前に必要な判断です。

今回は、担当未設定や再確認がどこで起きるかを把握し、ルールを試す案を示します。

改善率や受注の増加は測定前です。

資料の目的を「担当未設定をゼロにする」と断定すると、試行で確かめるはずの結果を、提案時に約束した形になってしまいます。

制作シートの目的欄には、「誰が」「何を判断」「判断に必要な材料」の三つを書いてください。

管理部長が条件確認に進むには、課題との対応、他の方法、36万円の範囲、顧客側の作業が必要です。

この材料が、後からページ構成を決める基準になります。

提案に含めない範囲も先に記録します。

今回は新システム構築、返信代行、複数部署展開は対象外です。

魅力を増すために追加すると、費用と役割の前提が変わります。

相手の希望が広がったら、説明文へ混ぜ込まず、別の確認や再見積りへ分けます。

制作環境と無料教材を準備する

主な道具はPCのCodexとブラウザーです。

コースの無料配布セットを保存して展開し、はじめに.htmlを開きます。

教材費は0円ですが、AIの利用枠は別です。

インストール、ログイン、利用可能な条件は、記事末尾の公式案内と自分の画面で確認してください。

PCに「提案資料練習」フォルダを作り、Codexで作業対象として開きます。

その中にinputs、work、outputsを用意します。

自分で作れなければ、その三つのフォルダを作るよう依頼します。

inputsは元情報、workは整理途中、outputsは提出候補の置き場所です。

配布した相談記録と提供条件.mdをinputsへコピーします。

制作シートは文書アプリへコピーして記入して構いません。

AIに読ませる段階で、記入した内容を貼り、「work/相談整理.mdへ保存」と頼みます。

.mdはテキストの保存形式で、Wordの拡張子を変える意味ではありません。

この練習はHTMLとPDFを作り、PowerPoint形式への書き出しは扱いません。

AIを使えない場合も完成見本の文字編集と確認はできますが、生成工程は未実施と記録します。

使えない機能があることと、できた確認を分けて、次に戻る場所を残します。

まとめ

提案資料は、特定の相手が判断するための材料です。

相談の発言と原因の仮説を分け、窓口、実行者、判断者に必要な情報を対応させました。

今日求める判断と、試行後の成果を混同せず、対象外と未確認も残します。

準備した元情報と相談整理を使い、次は重要な主張ごとに根拠の場所をそろえます。

見た目の制作は、その材料を確認してから進めてください。

• 相談記録の発言と自分の仮説を区別する。
• 提案を使う人と最終判断者を整理する。
• 作業フォルダと無料教材を準備する。