ブラウザーで綺麗に見える資料も、PDFにすると文字が切れたり、古い価格のまま保存されたりすることがあります。
このレッスンでは、採用するHTMLを決め、価格・期間・対象範囲を元情報と照合してからPDFへ書き出します。
保存したPDFを開き直すところまでが作業です。
生成した画面、編集済みHTML、配布用PDFを区別し、相手へ渡すファイルに必要な情報が残っていることを確認します。
この記事で学ぶこと
- 価格と提供条件を、元情報と同じ意味で記載できているか照合できる。
- 編集を保存したHTMLから、全ページのPDFを書き出せる。
- PDFを開き直して、文字・ページ・採用版を確認できる。
採用するHTMLを一つ決める
PDFを作る前に、どのHTMLを採用するか決めます。
初稿、修正版、ブラウザー上で編集した版が混在すると、見た目が似た古いファイルを使うことがあります。
work/review.mdに記した採用版を開き、最後に直した箇所が反映されているか確認してください。
ファイルの更新日時だけでなく、内容の違いで確かめます。
例えば6枚目の担当表示を直したなら、そのページに顧客と支援者の役割があるかを見ます。
画面で直した文字がある場合は、編集済みHTMLを保存してから、その保存ファイルを開き直します。
ここで直した内容が残っていなければ、PDFに進まず保存の問題を解決します。
HTMLの元ファイルとブラウザー画面の状態が一致していると、後から再編集しやすくなります。
採用版には「営業資料-v3.html」のように区別できる名前を付けます。
旧版は比較用フォルダへ移すなどして、配布候補と分けます。
ファイル名に「最終」「本当の最終」を増やすより、版と日付を決めた方が選びやすくなります。
今回の作業では、見本ファイルを上書きせず、自分が作ったファイルとして残してください。
見本と制作結果を比較できる状態を保ちます。
価格と提供条件を元情報へ戻って確かめる
条件の確認は、資料の中だけで矛盾がないかを見る作業ではありません。
全ページが同じ誤りになっている場合もあるため、演習素材へ戻って照合します。
今回の基準は、24万円・税別、4週間、1部署、窓口1つ、担当者5名まで、週1回60分のオンライン打合せが計4回です。
価格と対象範囲を一緒に読むと、何の費用かを確認できます。
「毎月24万円」や「担当者5名につき24万円」に変わっていないかも見ます。
数字が同じでも意味が変われば誤りです。
「4週間」を「1か月」に言い換えると、日付の扱いが曖昧になるため、この演習では元情報の表記に揃えます。
税込額を独自に付け加えるより、確認済みの税別表示を維持してください。
自社版では、社内で承認された見積条件を正本にします。
対象外は、返信代行、新システム構築、複数部署への展開、24時間の問い合わせ対応です。
本文や図がこの範囲を超える印象になっていないか確かめます。
「すべて任せられる」という見出しと小さな対象外表記が併存していたら、見出しから直します。
条件を脚注へ書けば何でもよいわけではありません。
相手が通常の読み方で支援範囲を理解できることを優先します。
実績と効果の見方を混同していないか確認する
演習素材には実在の導入実績、顧客の声、改善率がありません。
したがって資料に「対応時間を50％削減」「満足度98％」などがあれば削り、元の情報へ戻します。
装飾のために置いた数字でも、読み手には実績として伝わることがあります。
グラフ、星評価、企業ロゴにも同じ注意が必要です。
文字だけでなく、図が何を主張しているかを確認してください。
7枚目に置くのは、試行前後の変化を確かめる方法です。
担当未設定の問い合わせ件数と、引継ぎで確認が発生した件数を顧客が記録します。
減少を約束するのではなく、試して記録し、ルールの見直しへ使う考え方を示します。
「導入効果」という見出しで誤解を招くなら、「試行前後の変化を確かめます」など、内容に合う文へ変えます。
件数を比べるときは期間と問い合わせ総数も記録します。
問い合わせそのものが少ない週は、確認件数も減る可能性があります。
資料で詳細な統計を教える必要はありませんが、「減ったら全て支援の効果」と断定する文章にはしません。
この確認方法は教材上の設計案で、測定済みの結果ではありません。
架空サービスである表示も残し、実在サービスの営業資料と取り違えないようにします。
印刷プレビューで全ページを確認する
採用版のHTMLをブラウザーで開き、印刷操作からPDF保存を選びます。
Macでは通常Command＋P、Windowsでは通常Ctrl＋Pで印刷画面を開けます。
画面名や選択肢はOSとブラウザーの版で異なるため、実際の表示を優先してください。
生成したHTMLには印刷時に全10枚を出す指示をしていますが、実装結果はプレビューで確認する必要があります。
基本設定は、横向き、余白なし、ヘッダーとフッターなし、必要に応じて背景の印刷を有効にする形です。
HTML側で16:9のページ寸法を指定している場合は、その設定を反映できるか確認します。
A4などの用紙しか選べない環境では比率が一致しないことがあります。
黒帯や余白、切れがある場合は、無理に画面を拡大縮小せず、印刷用設定の調整をAIへ依頼します。
プレビューのページ数が10かを見て、先頭、途中、末尾を確認します。
1ページしか出ない場合は、通常表示の一枚だけが印刷対象になっている可能性があります。
「印刷時は全10枚を表示し、各スライドの後で改ページしてください」と修正を頼みます。
真っ白なページが増える、操作ボタンが写る、文字が切れる場合も、プレビューの症状を具体的に伝えます。
ブラウザー内の表示が正常でも、印刷は別に確認します。
保存したPDFを開き直して検品する
PDFを保存したら、印刷画面を閉じ、ファイルから開き直します。
プレビューが正常でも、保存先やファイル名を取り違えているかもしれません。
「営業資料-v3.pdf」のように元のHTMLと版を揃えると対応を追えます。
PDF内のページ数、最後に直した箇所、価格と税区分を確認し、全ページを順番に見てください。
文字が欠けていないか、図とラベルがずれていないか、背景に重なって読めない部分がないかを確認します。
小さい画面で縮小表示したときも、重要な条件を読めるかを見ます。
HTMLにあるページ送りや編集ボタンはPDFでは使いません。
PDFは閲覧・配布用、HTMLは再編集用と役割を分けます。
PDFだけを残すと、次の修正で作り直す手間が増えるため両方保存します。
書き出した後でHTMLを修正した場合、保存済みPDFは自動では更新されません。
再度PDFを書き出し、修正箇所を開いて確かめます。
確認メモへ「HTMLの版、PDFの版、確認日、残る問題」を残してください。
自分のPCでの確認が終わっても、相手の端末での表示は未確認です。
重要な配布用途なら別端末でも開き、実際の用途に合うかを確かめます。
実践課題
実践課題：条件を照合したPDFを保存する
つくるものは、採用版HTML、同じ版のPDF、検品記録です。
演習素材と修正版を用意し、まず価格・期間・範囲・対象外を照合します。
次に印刷プレビューを確認して保存し、保存したPDFを開き直して全10枚を見ます。
最後に版と確認日を記録してください。
- 価格・期間・範囲・対象外を照合する。
- 印刷プレビューを確認しPDFを保存する。
- 保存したPDFを開き直し、版と確認日を記録する。
架空の完成例は「HTML v3／PDF v3／10ページ／24万円（税別）、4週間、1部署・窓口1つ・5名までを照合／6枚目の担当表示を確認／実績数字の追加なし」です。
確認していない別端末や別OSまで、問題なしと記録しないようにします。
自己確認
- PDFの条件が演習素材と一致するか
- 全ページに欠けがないか
- HTMLとPDFの版が対応するか
まとめ
PDF化の前に採用版を決め、元情報へ戻って価格と提供範囲を照合します。
実績のない数字を加えず、確認方法と測定済みの結果を分けます。
書き出し後はPDFを開き直し、全ページと重要条件を検品してください。
HTMLの修正後はPDFも更新が必要です。
次のレッスンでは、完成した資料を説明し、読み手の判断を助ける内容になっているかを確かめます。
- 価格と提供条件を、元情報と同じ意味で記載できているか照合できる。
- 編集を保存したHTMLから、全ページのPDFを書き出せる。
- PDFを開き直して、文字・ページ・採用版を確認できる。
