文章を書く前に、情報をたくさん集めます。
しかし、材料が増えるほど、読者が最初に知るべきことが埋もれやすくなります。
まず結論を示し、その理由を説明し、最後に次の行動を置くと、短くても伝わります。
この記事で持ち帰ること
この記事では、考え方を知るだけでなく、自分の仕事で一度試せる状態まで進めます。読みながら、いま困っている場面を一つ思い浮かべてください。
- 結論で読む理由をつくる
- 理由と具体例で納得をつくる
- 次の行動を一つ示す
先に、この記事の結論
文章は、次の三段で組み立てると迷いにくくなります。
- 結論で読む理由をつくる
- 理由と具体例で納得をつくる
- 次の行動を一つ示す
1. 結論を一文にする
読者に最初に理解してほしいことを一文にします。見出しだけで結論が分かると、読むべき内容か判断しやすくなります。
結論文章は、結論・理由・行動の順で書くと伝わりやすい
2. 理由は一つの主張に一つ
理由を増やしすぎると、主張がぼやけてしまいます。重要な理由を三つ以内に絞り、それぞれに具体例を一つ置きます。
広がる文章
- 理由を思いつくまま追加する
- 例が複数の話題にまたがる
- 結論が段落ごとに変わる
進む文章
- 理由を3つ以内に絞る
- 例を一つにする
- 各段落を結論に戻す
3. 行動を一つにする
読後に複数の行動を求めると、結局何も起きません。読者が今できる、小さく具体的な行動を一つだけ示します。
| 目的 | 行動例 |
|---|---|
| 理解する | 自分の文章の結論を一文で書く |
| 試す | 冒頭3行を結論から書き直す |
| 相談する | 書き直した文章を共有する |
3つの基準を、実務でどう使い分けるか
ここまでの要点は、三つを同時に満たすための標語ではありません。作業の段階ごとに使う判断基準です。順番を飛ばすと、手段だけが増え、何を改善したのか分からなくなります。
1. 結論で読む理由をつくる
読者の状況を決める観点です。属性だけでなく、読む直前に何をして、どこで止まっているかを書きます。読者が変われば、必要な説明と具体例も変わります。
「結論で読む理由をつくる」を確認するときは、判断を一文で書きます。根拠にした事実も隣へ置くと、別の選択肢と比べるときに迷いません。
2. 理由と具体例で納得をつくる
文章の役割を決める観点です。伝えたい情報ではなく、読後に理解、判断、行動してほしいことを一つ選びます。役割が二つある場合は、文章を分けます。
「理由と具体例で納得をつくる」を確認するときは、判断を一文で書きます。根拠にした事実も隣へ置くと、別の選択肢と比べるときに迷いません。
3. 次の行動を一つ示す
読み手の迷いを減らす観点です。抽象語を場面と行動へ置き換え、結論に不要な説明を外します。短くすることより、判断の順番が通ることを優先してください。
「次の行動を一つ示す」を確認するときは、判断を一文で書きます。根拠にした事実も隣へ置くと、別の選択肢と比べるときに迷いません。
変更前と変更後の間にある判断
変更前理由を思いつくまま追加する。例が複数の話題にまたがる。結論が段落ごとに変わる
変更後理由を3つ以内に絞る。例を一つにする。各段落を結論に戻す
重要なのは、変更後の表現をそのまままねることではありません。何が曖昧だったために判断できず、どの情報を加えたことで次の行動を選べるようになったかを読み取ります。
自分の仕事へ置き換えるときは、固有名詞や数字だけを差し替えません。相手の状況、止まっている理由、決める必要があることを先に書き換えてください。
変更後の案が長くなった場合は、目的に直接関係しない説明を削ります。短さを優先するのではなく、判断に必要な情報だけが残っている状態を目指します。
手順ごとの確認点
「読まれる文章は、結論・理由・行動の順でつくる」を実務で使うときは、次の手順を一度に終わらせません。各段階で短い記録を残すと、途中で迷っても一つ前の判断へ戻れます。
記事の結論を一文で書く
最初の作業では、対象と出力を一文で書きます。固有の業務名、相手、利用場面のどれかが入っていると、次の手順で迷いません。
理由を三つ以内に絞る
二つ目の作業では、選んだ内容と理由を並べます。別の案を採用しなかった理由も一言残すと、判断基準が明確になります。
各理由に具体例を一つ置く
三つ目の作業では、今回扱う範囲を固定します。追加したくなった内容は別のメモへ移し、最初に決めた目的から外れないように進めてください。
読者ができる行動を一つ決める
四つ目の作業では、変更前と同じ条件で結果を確認します。差がなければ、対象の選び方と変更内容のどちらを見直すか決めます。
冒頭だけ読んで内容が分かるか確認する
最後の作業では、今回だけ通用した条件と、次回も使える判断を分けます。使える条件と使わない条件の両方を残してください。
結果が出ないときは、どこへ戻るか
最後まで読まれない
言葉の勢いではなく、冒頭の対象と読む利益を見直します。読者が自分向けかを三文以内で判断できる状態へ戻してください。
読まれても行動されない
読後の行動が広すぎるか、必要な条件が抜けています。誰が、いつ、何をすれば完了かを一文で示します。
説明を足すほど分かりにくい
情報不足ではなく順番の問題かもしれません。結論、理由、具体例、行動だけを抜き出し、その順で読めるか確認します。
失敗は、最初からすべてやり直す合図ではありません。対象、根拠、変更、確認のうち、記録が途切れた場所だけへ戻ると改善を続けられます。
実践課題の完成条件
課題は「一つの記事を三段構成に直します。」です。資料を作っただけでは完了にしません。次の四項目を第三者が読み取れる状態まで整えます。
- 誰の、どの業務や場面を扱ったかが一文で分かる
- 変更前の事実と、困っていた理由が分かれている
- 今回変えた箇所と、その判断理由が対応している
- 結果を確認する数字、行動、完成状態のどれかがある
説明を加えないと伝わらない場合は、情報量を増やす前に順番を見直します。第三者が「何を見て、何を変え、どう確かめるか」を説明できれば合格です。
仕事で使うときの確認順
一度にすべてを変える必要はありません。次の順番で確認すると、どこを直したかと、その変更が効いたかを追いやすくなります。
- いま困っている人、業務、場面を一つに絞る
- 変更前の状態を、数字または観察できる行動で残す
- この記事の判断基準を一つだけ使って変更する
- 同じ条件で変更後を確認し、次に残す改善を決める
よくある失敗
知識を増やすこと自体を目的にすると、実務は変わりません。また、複数の改善を同時に行うと、何が結果へ影響したか分からなくなります。最初は一つの場面、一つの変更、一つの確認指標に絞ってください。
実践課題
一つの記事を三段構成に直します。
- 記事の結論を一文で書く
- 理由を三つ以内に絞る
- 各理由に具体例を一つ置く
- 読者ができる行動を一つ決める
- 冒頭だけ読んで内容が分かるか確認する
課題を終えたら確認すること
完成物を一人に見せ、説明を足さなくても要点と次の行動が伝わるかを聞きます。伝わらなかった箇所は、情報を足す前に、順番と具体例を見直してください。
まとめ
読みやすさは、表現の上手さだけではなく、読者が迷わない順番で決まります。結論を先に置き、理由と行動を絞ります。
- 結論で読む理由をつくる
- 理由と具体例で納得をつくる
- 次の行動を一つ示す