文書・資料作成 · 入門
メモから報告書を作る
メモ・報告先・目的から、構成付き報告書を作りたいときに使います。事実・解釈・提案を分け、読み手が決めることを最後に示す。
できあがるもの
構成付き報告書
文章・表の見本（架空）
現状：初期設定の問い合わせ4/10件。課題仮説：手順の不足。提案：FAQ追加後に件数を比較する。
下の見本は架空の材料を整理した例です。実際のAI出力や実行済みの成果ではありません。
用意するもの
- 材料
- メモ・報告先・目的
- 使う機能
- 文章を入力できる対話型AI。練習用の材料は下にあります。
- 利用条件
- この教材は無料です。AI側の利用枠・料金は使用するサービスと契約によります。
練習用の材料を見る
現場メモ：問い合わせ10件中4件が初期設定。説明資料に手順がない。FAQ追加を提案したい。
AIへの頼み方
最初はサンプルのまま試し、次に「材料」を自分の仕事に置き換えます。
使い方
- 材料とゴールをそろえる
メモ・報告先・目的を用意します。最初は下の架空の材料で、構成付き報告書の形を確かめます。実務の情報を渡す前に所属先の利用ルールを確認します。
- 指示文を渡して初稿を作る
指示文をコピーして、新しいチャットに貼り付けます。実務で使う場合は練習用の材料を差し替え、対象範囲と望む出力を追記します。
- 仕事の条件に合わせて確認する
事実・解釈・提案を分け、読み手が決めることを最後に示す。 特に「事実・抜け・結論」を確かめ、不足は追加質問で埋めます。
- 実行・適用して確かめる
出力を文書や表に移し、読み手・担当者が使える形に整えます。送信・公開する仕事では、宛先と内容を確認してから実行します。
- 結果を見て直す
結論だけが出たら、元メモの事実を根拠として並べる。 修正後も元の材料と照合し、採用した結果と未解決の点を残します。
シボリと確認
使う前に確認すること
- 練習結果の内容が次の見本と一致するか確認する（言い回しの一致は不要）：現状：初期設定の問い合わせ4/10件。課題仮説：手順の不足。提案：FAQ追加後に件数を比較する。
- 実務では「事実・抜け・結論」を確認する。判断に使った数値・日付・引用箇所を元の材料へ一つずつ戻して照合し、根拠のない箇所は未確認に戻す。
- 実行を伴う仕事は、保存したファイル・登録先・実行ログを開いて確認する。文章による提案だけを完了扱いしない。
コトハとひと工夫
うまくいかない時
結論だけが出たら、元メモの事実を根拠として並べる。
このページには架空の材料を使った練習と、実務に適用する手順を掲載しています。特定製品での操作検証・初心者による再現確認は未実施です。
