業務改善・自動化 · 実務
業務フローを図にする
実際の手順・担当から、フロー図・例外一覧を作りたいときに使います。実際の流れから開始・終了・分岐・待ち・担当を図にする。
できあがるもの
フロー図・例外一覧
制作指示・構成の見本（架空）
通常経路と不足時の差し戻しを分岐で表す。各工程の担当と渡す情報を記載。
下の見本は架空の材料を整理した例です。実際のAI出力や実行済みの成果ではありません。まず文章で方針を練習し、実務では「使う機能」と「実行・適用」の工程まで進めます。
用意するもの
- 材料
- 実際の手順・担当
- 使う機能
- 画像生成・図解・スライド作成のいずれか、目的に合う制作機能と編集アプリ。必要な文字や寸法は人が確認します。
- 利用条件
- この教材は無料です。AI側の利用枠・料金は使用するサービスと契約によります。
練習用の材料を見る
現状：依頼受信→田中が内容確認→不足なら依頼者へ返す→そろえば鈴木へ制作依頼。
AIへの頼み方
最初はサンプルのまま試し、次に「材料」を自分の仕事に置き換えます。
実務で実行する指示文
練習の次は、こちらの「差し替える」欄に実際の材料と実行範囲を書きます。必要な機能が使える環境で試してください。
使い方
- 材料とゴールをそろえる
実際の手順・担当を用意します。最初は下の架空の材料で、フロー図・例外一覧の形を確かめます。実務の情報を渡す前に所属先の利用ルールを確認します。
- 指示文を渡して初稿を作る
指示文をコピーして、新しいチャットに貼り付けます。実務で使う場合は練習用の材料を差し替え、対象範囲と望む出力を追記します。
- 仕事の条件に合わせて確認する
実際の流れから開始・終了・分岐・待ち・担当を図にする。 特に「現場での再現性」を確かめ、不足は追加質問で埋めます。
- 実行・適用して確かめる
「実務で実行する指示文」の差し替え欄を埋め、必要な機能を持つAIへ渡します。この指示を制作機能へ渡し、画像・図・スライドを実際に作成します。指定サイズで書き出し、文字・数値・配置と表示崩れを確認します。
- 結果を見て直す
理想の手順が混じったら、現状と改善案を別図に分ける。 修正後も元の材料と照合し、採用した結果と未解決の点を残します。
シボリと確認
使う前に確認すること
- 練習結果の内容が次の見本と一致するか確認する（言い回しの一致は不要）：通常経路と不足時の差し戻しを分岐で表す。各工程の担当と渡す情報を記載。
- 実務では「現場での再現性」を確認する。判断に使った数値・日付・引用箇所を元の材料へ一つずつ戻して照合し、根拠のない箇所は未確認に戻す。
- 実行を伴う仕事は、保存したファイル・登録先・実行ログを開いて確認する。文章による提案だけを完了扱いしない。
コトハとひと工夫
うまくいかない時
理想の手順が混じったら、現状と改善案を別図に分ける。
このページには架空の材料を使った練習と、実務に適用する手順を掲載しています。特定製品での操作検証・初心者による再現確認は未実施です。
