業務改善・自動化 · 入門
自分の仕事を棚卸しする
作業メモ・頻度・時間から、業務一覧・負担の仮説を作りたいときに使います。作業・目的・頻度・時間・困りごとに分け、実測と概算を区別する。
できあがるもの
業務一覧・負担の仮説
文章・表の見本（架空）
合計220分。候補は転記だが、頻度・誤り・自動化準備の工数を追加確認する。
下の見本は架空の材料を整理した例です。実際のAI出力や実行済みの成果ではありません。
用意するもの
- 材料
- 作業メモ・頻度・時間
- 使う機能
- 文章を入力できる対話型AI。練習用の材料は下にあります。
- 利用条件
- この教材は無料です。AI側の利用枠・料金は使用するサービスと契約によります。
練習用の材料を見る
一日の記録：メール30分、転記40分、資料作成90分、会議60分。
AIへの頼み方
最初はサンプルのまま試し、次に「材料」を自分の仕事に置き換えます。
使い方
- 材料とゴールをそろえる
作業メモ・頻度・時間を用意します。最初は下の架空の材料で、業務一覧・負担の仮説の形を確かめます。実務の情報を渡す前に所属先の利用ルールを確認します。
- 指示文を渡して初稿を作る
指示文をコピーして、新しいチャットに貼り付けます。実務で使う場合は練習用の材料を差し替え、対象範囲と望む出力を追記します。
- 仕事の条件に合わせて確認する
作業・目的・頻度・時間・困りごとに分け、実測と概算を区別する。 特に「漏れ・実測との違い」を確かめ、不足は追加質問で埋めます。
- 実行・適用して確かめる
出力を文書や表に移し、読み手・担当者が使える形に整えます。送信・公開する仕事では、宛先と内容を確認してから実行します。
- 結果を見て直す
大きな仕事名しか出ない時は、直近一件の手順を順に思い出す。 修正後も元の材料と照合し、採用した結果と未解決の点を残します。
シボリと確認
使う前に確認すること
- 練習結果の内容が次の見本と一致するか確認する（言い回しの一致は不要）：合計220分。候補は転記だが、頻度・誤り・自動化準備の工数を追加確認する。
- 実務では「漏れ・実測との違い」を確認する。判断に使った数値・日付・引用箇所を元の材料へ一つずつ戻して照合し、根拠のない箇所は未確認に戻す。
- 実行を伴う仕事は、保存したファイル・登録先・実行ログを開いて確認する。文章による提案だけを完了扱いしない。
コトハとひと工夫
うまくいかない時
大きな仕事名しか出ない時は、直近一件の手順を順に思い出す。
このページには架空の材料を使った練習と、実務に適用する手順を掲載しています。特定製品での操作検証・初心者による再現確認は未実施です。
