苦情への返答を作る

できあがるもの

返答文・確認事項

ご不便をおかけし申し訳ありません。到着予定を確認し、本日17時までに状況をご連絡します。

下の見本は架空の材料を整理した例です。実際のAI出力や実行済みの成果ではありません。

用意するもの

材料

経緯・対応方針

使う機能

文章を入力できる対話型AI。練習用の材料は下にあります。

利用条件

この教材は無料です。AI側の利用枠・料金は使用するサービスと契約によります。

顧客は納品遅延に不満。到着予定日は確認中。担当者は本日17時までに状況連絡できる。

AIへの頼み方

最初はサンプルのまま試し、次に「材料」を自分の仕事に置き換えます。

使い方

1. 材料とゴールをそろえる

   経緯・対応方針を用意します。最初は下の架空の材料で、返答文・確認事項の形を確かめます。実務の情報を渡す前に所属先の利用ルールを確認します。

2. 指示文を渡して初稿を作る

   指示文をコピーして、新しいチャットに貼り付けます。実務で使う場合は練習用の材料を差し替え、対象範囲と望む出力を追記します。

3. 仕事の条件に合わせて確認する

   確認済み事実・次の対応・連絡時刻を伝え、補償や到着日を勝手に約束しない。 特に「責任・補償・相手の感情」を確かめ、不足は追加質問で埋めます。

4. 実行・適用して確かめる

   出力を文書や表に移し、読み手・担当者が使える形に整えます。送信・公開する仕事では、宛先と内容を確認してから実行します。

5. 結果を見て直す

   言い訳が長い時は、顧客の不便と具体的な対応を先にする。 修正後も元の材料と照合し、採用した結果と未解決の点を残します。

シボリと確認

使う前に確認すること

• 練習結果の内容が次の見本と一致するか確認する（言い回しの一致は不要）：ご不便をおかけし申し訳ありません。到着予定を確認し、本日17時までに状況をご連絡します。
• 実務では「責任・補償・相手の感情」を確認する。判断に使った数値・日付・引用箇所を元の材料へ一つずつ戻して照合し、根拠のない箇所は未確認に戻す。
• 実行を伴う仕事は、保存したファイル・登録先・実行ログを開いて確認する。文章による提案だけを完了扱いしない。

コトハとひと工夫

うまくいかない時

言い訳が長い時は、顧客の不便と具体的な対応を先にする。

このページには架空の材料を使った練習と、実務に適用する手順を掲載しています。特定製品での操作検証・初心者による再現確認は未実施です。

次に試す仕事

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