必要な文書を探す

できあがるもの

候補ファイルと根拠箇所

候補は見積規程v2承認済。ただしタイトルだけでは確定せず、承認記録と更新日を確認する。

下の見本は架空の材料を整理した例です。実際のAI出力や実行済みの成果ではありません。まず文章で方針を練習し、実務では「使う機能」と「実行・適用」の工程まで進めます。

用意するもの

材料

探す内容・参照対象

使う機能

Web検索または社内文書検索ができるAI。実務では閲覧権限のある原典を確認します。

利用条件

この教材は無料です。AI側の利用枠・料金は使用するサービスと契約によります。

資料一覧：見積規程v1、見積規程v2、見積規程v2承認済。承認済み版を探したい。

AIへの頼み方

最初はサンプルのまま試し、次に「材料」を自分の仕事に置き換えます。

実務で実行する指示文

練習の次は、こちらの「差し替える」欄に実際の材料と実行範囲を書きます。必要な機能が使える環境で試してください。

使い方

1. 材料とゴールをそろえる

   探す内容・参照対象を用意します。最初は下の架空の材料で、候補ファイルと根拠箇所の形を確かめます。実務の情報を渡す前に所属先の利用ルールを確認します。

2. 指示文を渡して初稿を作る

   指示文をコピーして、新しいチャットに貼り付けます。実務で使う場合は練習用の材料を差し替え、対象範囲と望む出力を追記します。

3. 仕事の条件に合わせて確認する

   候補の場所・版・承認根拠を示す。検索対象外の保管場所も明記する。 特に「正本・最新版」を確かめ、不足は追加質問で埋めます。

4. 実行・適用して確かめる

   「実務で実行する指示文」の差し替え欄を埋め、必要な機能を持つAIへ渡します。根拠のページを実際に開き、発行元・更新日・該当箇所を確認します。確認できない項目は未確認のまま残します。

5. 結果を見て直す

   候補が多い時は部門・文書種類・承認日で絞り込む。 修正後も元の材料と照合し、採用した結果と未解決の点を残します。

シボリと確認

使う前に確認すること

• 練習結果の内容が次の見本と一致するか確認する（言い回しの一致は不要）：候補は見積規程v2承認済。ただしタイトルだけでは確定せず、承認記録と更新日を確認する。
• 実務では「正本・最新版」を確認する。判断に使った数値・日付・引用箇所を元の材料へ一つずつ戻して照合し、根拠のない箇所は未確認に戻す。
• 実行を伴う仕事は、保存したファイル・登録先・実行ログを開いて確認する。文章による提案だけを完了扱いしない。

コトハとひと工夫

うまくいかない時

候補が多い時は部門・文書種類・承認日で絞り込む。

このページには架空の材料を使った練習と、実務に適用する手順を掲載しています。特定製品での操作検証・初心者による再現確認は未実施です。

次に試す仕事

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