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初回商談で説明する10枚の構成を決める

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AIに資料を任せたら、会社紹介が長くなり、肝心の費用と支援範囲が最後に詰め込まれた。そんなときは、見た目を直す前に情報の順序を決めます。このレッスンでは、前回整理した事実を使い、初回商談用の10枚の構成を作ります。各ページで相手に何を理解してもらうかを一つずつ決め、本文に残す情報と口頭で補う説明を分けます。完成するのはスライドの画像ではなく、制作の土台になる構成メモです。

学習目標

目次

相手が判断する順序で情報を並べる

説明の順序は、作り手が話したい順ではなく、相手が判断する順で組み立てます。今回なら、自分に関係する課題か、何をしてもらえるか、現場は何をするか、条件に合うか、次に何を確認するかという流れです。これは全ての営業に共通する正解ではありません。初めてサービスを聞く責任者が、次回の現状整理に進むか決めるための仮の順序です。

例えば冒頭で「当社の強みは柔軟性です」と伝えても、何に困る人へのサービスかが分からないと、相手は自分に当てはめられません。「メール対応の担当と引継ぎを整える」と先に示せば、現在の困りごとと照らし合わせられます。その後で分類表や運用ガイドを説明すると、納品物が何のためにあるかも伝わります。

順序に迷ったら、各ページの後に相手が尋ねそうなことを書きます。「誰が試すのか」という疑問が残るなら、流れの説明で顧客側の役割を示します。ただし、架空の質問は構成を点検するための仮説です。実際の顧客の発言やニーズとして記録しないでください。確認できた質問があれば、次の版ではそちらを優先して並べ替えます。

10枚それぞれの役割を決める

演習では次の10枚を使います。枚数を埋めるために新しい情報を加えるのではなく、相手の疑問を一つずつ解消するために分けます。表紙も単なる名称の表示ではなく、誰のどんな仕事を支援する資料なのかを示すページです。最終ページは、今回決めてもらう次の行動に戻ります。

  1. 表紙：メール対応の担当と引継ぎを整える支援であると伝える。
  2. 現状：担当割当と引継ぎのルールがない状況を示す。
  3. 影響：責任者への確認が増えるという困りごとを整理する。
  4. 解決の方針：既存のメールと表計算で運用ルールを整える。
  5. 納品物：分類表、担当・引継ぎルール、管理シート、運用ガイドを示す。
  6. 進め方：4週間の手順と顧客側の作業を示す。
  7. 確認方法：担当未設定と引継ぎ確認の件数を記録する方法を示す。
  8. 費用と範囲：24万円・税別と対象範囲を一緒に示す。
  9. よくある疑問：準備するもの、既存の道具、対象外を確認する。
  10. 次の行動：次回30分の現状整理に進むかを確認する。

3枚目では、素材にない売上減少や離職率を足しません。7枚目も改善実績のページにはしません。実績がないため、試行後に確かめる方法を示すページです。10枚は今回の練習の枠であり、実務で必ず守る枚数ではありません。自読用など条件が変わったときは、目的と必要な情報から再設計します。

見出しを伝える内容が分かる文にする

「サービス概要」「特徴」「導入効果」という見出しは、情報の種類を示します。一方、「今のメールを使い、担当と引継ぎを整えます」なら、ページを読む前に内容の方向が分かります。まず伝える文を作り、それを裏付ける本文を置いてください。見出しだけ強くして本文が追いつかない場合は、見出しを事実に合う表現へ戻します。

架空の例として「4週間で問い合わせ対応を完全自動化」と書くと、素材にない約束が生まれます。このサービスで行うのは運用ルールの設計で、返信するのは顧客です。「4週間で分類・担当・引継ぎのルールを設計します」なら、支援範囲を保てます。「完全」「必ず」などの強い語を外すだけでなく、何を行うのかを具体的に示すことが必要です。

AIには「各ページに、役割、伝える内容を1文にした見出し、根拠となる素材の項目を付けてください」と依頼します。返された見出しを順番に読み、同じ話が重複していないか確かめます。2枚目と3枚目が同じ文になるなら、状況とその影響を分けられているか見直します。材料が足りなければ、表現を膨らませず、一枚にまとめる案も比較してください。

本文と口頭の補足を分ける

画面に置く本文は、その場で相手が確認すべき情報です。口頭の補足は、理解を助ける例や質問です。全ての説明を画面へ入れると文字が小さくなり、全てを口頭へ回すと後から判断材料が残りません。今回なら費用の税区分、対象範囲、対象外、顧客が行う作業は、資料に残す側へ置きます。短くするために重要条件を削らないでください。

費用ページの本文なら「24万円（税別）／4週間／1部署・窓口1つ・担当者5名まで」が核になります。口頭では「対象の窓口と人数がこの範囲に収まるか、次回確認します」と補います。価格の安さを印象づけるために月額へ分割したり、存在しない比較価格を添えたりする必要はありません。計算上作れる数字でも、販売条件として確認されていなければ使いません。

構成メモには、本文に置く要点を三つ程度、話す補足を一つという形で仮置きできます。ただし項目数は絶対条件ではなく、内容に応じて調整します。読ませる資料として転送する予定なら、口頭補足に置いた理由も文章へ戻します。そのときは文字を縮める前に、ページを分けるか補足資料を添えるか検討してください。

構成メモを素材と照合して保存する

構成を整えたら、AIへ「work/goal.mdとwork/brief.mdを読み、10枚の構成案をwork/outline.mdへ保存してください。各ページに役割、見出し、本文、口頭補足、根拠の項目を付け、まだHTMLは作らないでください」と依頼します。ファイル名は半角英字でも中身は日本語で構いません。前回の保存名を変えた場合は、実際の名前に合わせます。

確認は、目的、事実、重複の順で行います。最終ページが契約申込みになっていないか、費用や週数が素材と一致するか、同じ説明を別の言葉で繰り返していないかを見ます。例えば「顧客が3週目に試す」が「支援者が毎日運用する」に変わっていたら、見栄えの問題ではなく役割の誤りです。そのページを元情報へ戻します。

最後に、各ページを一文で説明してみてください。途中で「これを説明するには前の条件が必要だ」と感じたら、順序を見直す手がかりになります。まだレイアウトを作っていないため、ここでは移動や削減が容易です。構成が目的に合うことを確認してから次へ進むと、後で複数の完成ページを作り直す負担を減らせます。完成した構成と未確認事項は同じ場所に残します。

実践課題：10枚分の構成メモを保存する

つくるものは、10枚の役割・見出し・本文・口頭補足・根拠を記した構成メモです。目的メモと事実整理メモを用意します。まず上記の10枚へ情報を割り当て、次に見出しを一文にし、元情報と照合してからwork/outline.mdへ保存してください。

架空の記入例は「8枚目／役割：条件に合うか判断する／見出し：1部署の窓口を4週間で整えます／本文：24万円（税別）、窓口1つ、担当者5名まで／補足：人数と窓口は次回確認／根拠：演習素材の価格・提供範囲」です。実績の欄は創作せず、確認方法を説明する役割へ置き換えます。

自己確認は、各ページの役割を説明できるか、数字と対象が元情報に戻れるか、最後が次回30分の現状整理につながるかの3点です。構成の見出しだけでも、話の順序を追える状態を目指します。

まとめ：構成を決めてから見た目へ進む

初回商談の構成は、相手が判断する順序に合わせます。各ページに役割と具体的な見出しを置き、本文に残す条件と口頭の補足を分けます。演習の10枚は一例で、素材にない実績を加えるための枠ではありません。保存した構成を素材と照合し、次は文字・色・余白のルールを決めます。構成を先に確かめることで、見た目を直す作業と説明内容を直す作業を分けられます。

関連note：さらに深めたい方へ

このレッスンの実践は無料本文で完結します。以下は川合の関連記事で、有料記事を含みます。閲覧・購入条件はリンク先で確認してください。

チームの資料制作へ取り入れたい方へ

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