会議前に決める3つのこと

教材用の架空の記事です。実在企業の実績や調査結果ではありません。

初めて会議を進行するとき、日程と場所だけを知らせると、参加者が何を準備すればよいか分からないことがあります。招待する前に、次の三つをメモしてみてください。

1. 会議で決めること

「新商品の相談」だけでは話す範囲が広すぎます。「試作品AとBのどちらを次のテストへ進めるか」のように、会議の終わりに残す判断を一文で書きます。情報を共有するだけの会議なら、何を理解してほしいのかを明記します。

2. 事前に読む材料

その判断に必要な資料を選びます。試作品の比較なら、仕様、試した結果、まだ分からない点を一枚にまとめて渡します。大量の資料を送るより、どこを読んでほしいかと、質問を考える際の観点を示します。未確認の結果を事実のように補いません。

3. 参加者の役割

説明する人、判断する人、記録する人を分けます。例えば担当者が結果を説明し、責任者が次のテストを決め、記録係が決定と保留事項を残します。出席できない人の判断が必要なら、会議中に決められる範囲を先に確認します。

招待文には、この三つを短く書きます。例は「試作品AとBの次のテスト対象を決めます。比較表を読んで疑問を一つ用意してください。担当者が説明し、責任者が判断、記録係が決定事項を残します」です。

この準備だけで必ず結論が出るとは限りません。材料が足りない場合は、誰が何を確認するかを決め、次の判断へつなげます。この記事は準備方法の説明であり、会議時間の短縮率や業績への効果を測定したものではありません。